Personne n’aime cette question, et pourtant elle mérite d’être posée : savez-vous ce que vous utilisez réellement dans ce que vous payez à Microsoft chaque mois ?
Dans la plupart des PME qu’on rencontre, la réponse honnête est non. L’abonnement a été souscrit il y a des années, des licences se sont ajoutées au fil des embauches, et plus personne n’a regardé le détail depuis. Le prélèvement tombe, tout fonctionne, on passe à autre chose.
Le problème, c’est que ce confort a un coût. Et il est plus élevé que ce qu’on imagine.
Selon une étude de CoreView menée auprès de milliers d’entreprises, 44 % des licences Microsoft 365 sont en moyenne sous-utilisées ou surdimensionnées. Presque une sur deux. La même étude estime qu’une entreprise de taille moyenne pourrait réduire ses coûts de licence de 14 % simplement en éliminant les licences inactives ou en les réattribuant.
Ramené à une PME de 30 personnes qui paie en moyenne 20 euros par utilisateur et par mois, c’est un millier d’euros par an qui part dans des outils que personne n’ouvre. Sans compter les hausses de tarifs : Microsoft a augmenté les prix de ses socles Microsoft 365 de 8 à 13 % au 1er juillet 2026. Payer trop cher coûte donc chaque année un peu plus cher.
Le gaspillage prend presque toujours les mêmes formes, et aucune n’est spectaculaire. C’est justement pour ça qu’on ne les voit pas.
Il y a d’abord les licences fantômes. Un collaborateur part, son compte reste actif pour conserver ses mails, et sa licence complète continue d’être facturée des mois plus tard. Avec quelques départs par an, la ligne devient significative sans que personne ne la remarque.
Il y a ensuite le surdimensionnement. Le cas classique : une licence E5 attribuée à un utilisateur qui n’exploite que Teams et Outlook. La différence de prix entre le plan qu’il a et le plan dont il a besoin, multipliée par douze mois et par le nombre de personnes concernées, représente souvent le plus gros gisement d’économies.
Il y a enfin les doublons d’outils. On paie un logiciel de visioconférence alors que Teams est inclus. Un outil de signature, un stockage cloud tiers, un outil d’enquêtes, alors que l’équivalent dort déjà dans l’abonnement Microsoft. L’étude CoreView pointe la cause : les licences sont souvent achetées par lots plutôt qu’adaptées au flux de travail réel de chaque employé.
Ce n’est pas de la négligence. C’est structurel. Dans une PME, personne n’a ce sujet dans sa fiche de poste. Le dirigeant a d’autres priorités, le prestataire informatique gère le support mais pas l’optimisation, et le comptable voit une ligne globale sans le détail par utilisateur.
Ajoutez à ça un catalogue Microsoft qui change de nom et de contenu régulièrement, et vous obtenez la situation la plus répandue : tout le monde suppose que quelqu’un d’autre surveille. Personne ne surveille.
La bonne nouvelle, c’est que le diagnostic ne demande ni outil payant ni chantier. Le centre d’administration Microsoft 365 fournit des rapports d’utilisation qui permettent d’analyser l’usage réel des services par vos équipes. En une heure, vous savez déjà qui n’a pas ouvert sa session depuis trois mois et quelles applications ne servent à personne.
La démarche tient en trois questions. Qui a une licence sans l’utiliser ? Qui a une licence plus chère que son usage réel ? Et que payez-vous ailleurs qui existe déjà dans votre abonnement ?
Le plus dur n’est pas de répondre. C’est de prendre le temps de poser les questions.
C’est exactement le principe de notre audit de licences. On analyse votre environnement, on croise ce que vous payez avec ce que vos équipes utilisent vraiment, et on vous remet un plan clair : ce qu’il faut supprimer, ce qu’il faut déclasser, ce qu’il faut au contraire mieux exploiter parce que vous le payez déjà.
Dans la majorité des cas, les économies identifiées dépassent largement le coût de l’exercice. Et quand ce n’est pas le cas, on vous le dit aussi. C’est notre façon de travailler.
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