C’est probablement la question qu’on nous pose le plus souvent, toutes missions confondues. Trois endroits pour stocker des fichiers, trois logiques différentes, et au final des documents éparpillés partout : des contrats dans le OneDrive d’un collaborateur parti depuis un an, des fichiers de travail perdus dans une conversation Teams de 2023, et un SharePoint que plus personne n’ose ouvrir.
La bonne nouvelle : la règle pour s’y retrouver tient en trois phrases. On vous la donne, puis on vous explique comment la faire respecter.
Pour chaque document, posez-vous une seule question : qui a besoin d’y accéder ?
Si c’est vous seul, ou vous en attendant de le partager, c’est OneDrive. C’est votre espace personnel de travail. Vos brouillons, vos notes, vos documents en cours avant validation. Pensez-y comme au tiroir de votre bureau : personne n’ira y chercher quelque chose, et c’est normal.
Si c’est votre équipe dans le cadre d’un travail en cours, c’est Teams. Chaque équipe Teams a son espace de fichiers, et c’est là que vivent les documents sur lesquels on collabore activement : le dossier client en cours, la préparation d’un événement, le projet du trimestre. Ce que vous mettez dans l’onglet Fichiers d’une équipe est accessible à tous ses membres, sans partage à gérer.
Si c’est toute l’entreprise, durablement, c’est SharePoint. Les documents de référence, les modèles, les procédures, les contrats signés, tout ce qui doit survivre aux personnes et aux projets. C’est la bibliothèque de l’entreprise : structurée, pérenne, consultable par tous ceux qui en ont le droit.
En résumé : moi, c’est OneDrive. Nous qui travaillons ensemble, c’est Teams. Nous tous, pour longtemps, c’est SharePoint.
Petit secret bien gardé : quand vous déposez un fichier dans une équipe Teams, il est physiquement stocké dans un site SharePoint créé automatiquement pour cette équipe. Teams n’est qu’une fenêtre posée sur SharePoint.
Pourquoi c’est important ? Parce que ça veut dire que vous n’avez pas à choisir entre les deux pour le travail d’équipe. Vous travaillez dans Teams au quotidien, et le classement SharePoint se construit tout seul derrière. Le vrai choix n’est donc pas entre trois outils, mais entre deux usages : le personnel d’un côté, le collectif de l’autre.
La première : tout garder sur OneDrive. C’est le réflexe naturel, ça ressemble au bon vieux dossier Mes documents. Le problème arrive au départ du collaborateur : ses fichiers partent avec lui, ou deviennent inaccessibles au moment où on en a besoin. Un document utile à d’autres n’a rien à faire dans un espace personnel.
La deuxième : créer une équipe Teams pour tout et n’importe quoi. Une équipe par sujet, par client, par humeur, et six mois plus tard quarante équipes dont trente mortes, avec des fichiers dispersés dans chacune. Une équipe Teams doit correspondre à un collectif durable ou à un projet réel, pas à une conversation.
La troisième : le partage par pièce jointe. Envoyer un fichier par mail à un collègue, c’est créer immédiatement deux versions qui vont diverger. Dans Microsoft 365, on partage un lien vers le fichier, jamais une copie. Un seul document, une seule version, tout le monde dessus.
Si votre environnement ressemble déjà à un grenier, inutile de tout reprendre en une fois. Commencez par définir la règle des trois questions et communiquez-la simplement. Puis traitez le stock existant par priorité : d’abord les documents de référence de l’entreprise à remonter dans SharePoint, ensuite les fichiers d’équipe qui dorment dans des OneDrive personnels.
Et surtout, structurez avant d’inviter les gens à ranger. Si le SharePoint est un labyrinthe, personne n’y classera rien. Une arborescence simple, des noms clairs, quelques bibliothèques bien pensées valent mieux qu’une usine à gaz exhaustive.
C’est typiquement un chantier qu’on mène avec nos clients en quelques semaines : on définit la structure avec vous, on migre l’existant, et on forme les équipes à la règle. Une fois en place, ça tient tout seul.
Vous cherchez un partenaire de confiance pour réussir votre projet digital ?
Faites appel à un Prestataire Microsoft 365 comme Manelto, et donnez un nouvel élan à votre stratégie d’entreprise !
